INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº 10/2005-GSF, DE 30 DE JUNHO DE 2005
(Publicada no DOE de 05.07.05)
Este texto não substitui a norma publicada no DOE
REVOGADA A PARTIR DE 25.06.12 PELA INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº 003/12-GSF,
DE 20.06.12.
Dispõe sobre a
remessa de documentos para arquivamento, bem como sobre a guarda e a
permanência dos mesmos em arquivo e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DA
FAZENDA DO ESTADO DE GOIÁS, no uso de suas atribuições, tendo em vista
racionalizar a remessa, guarda e manutenção de documentos em arquivo, bem como
a forma de expurgo dos mesmos, resolve baixar a seguinte
INSTRUÇÃO DE SERVIÇO:
Art. 2º Os
documentos e papéis, para fins de arquivamento, devem ser remetidos à Unidade
de Documentação e Arquivo da Gerência de Suprimentos e Serviços Gerais da
Superintendência de Administração e Finanças - SAF - desta Pasta em Goiânia.
Parágrafo único. Fica
dispensada a remessa a que se refere o caput se na circunscrição da Agência
Fazendária existir arquivo setorial com estrutura física que permita a
conservação dos documentos e papéis até a data de expurgo.
Art. 3º Na
remessa de documentos para a unidade responsável pelo arquivamento devem
constar a descrição dos itens encaminhados, com indicação do ano de emissão e
prazo de arquivamento constante da Tabela de Temporalidade Documental, Anexo I
desta instrução.
Parágrafo único. Na
inobservância do disposto neste artigo,
a unidade responsável pelo arquivamento pode recusar o recebimento dos
documentos e papéis.
Art. 4º A
remessa dos documentos para arquivamento, nos termos do art. 3º desta
instrução, deve ser feita por meio do documento Boletim de Remessa de
Documentos e Papéis para Arquivamento
constante do Anexo II desta instrução.
Parágrafo único. O Boletim
de Remessa de Documentos e Papéis para
Arquivamento deve ser preenchido em 2 (duas) vias que têm a seguinte
destinação:
I - 1ª (primeira) via,
destina-se à divisão ou setor responsável pelo arquivamento;
II - 2ª (segunda) via,
pertence ao órgão emitente.
Art. 5º Os
prazos de permanência dos papéis e documentos na unidade responsável pelo
arquivamento são os previstos na Tabela de Temporalidade Documental constante
do Anexo I desta instrução.
§ 1º Conta-se o prazo de
permanência dos papéis e documentos a partir da data de emissão dos mesmos,
exceto o prazo de permanência dos Processos Administrativos Tributários que
deve ser contado da data do arquivamento.
§ 2º Em casos especiais,
pode ser autorizado, a critério do Superintendente de Administração e Finanças
desta Pasta, a permanência de papéis e documentos no arquivo por período
superior ao previsto.
Art. 6º O Secretário da
Fazenda, no mês de fevereiro de cada ano, designará uma Comissão para:
I - fazer a triagem e
descartar os documentos com prazo de permanência findo;
II - Efetuar a doação dos
documentos e papéis descartados e
devidamente inutilizados a entidade filantrópica, mediante termo de doação.
Parágrafo único. Cabe à
Agência Fazendária, mediante autorização da Comissão, o descarte de documentos
e papéis que estão sob sua guarda, observados os critérios estabelecidos nesta
instrução.
Art. 7º Fica
revogada a Portaria nº 883/89, de 24 de maio de 1989.
Art. 8º Esta
instrução entra em vigor na data da sua publicação.
GABINETE DO SECRETÁRIO DA
FAZENDA DO ESTADO DE GOIÁS, em Goiânia, aos 30 dias do mês de junho de 2005.
JOSÉ
PAULO FÉLIX DE SOUZA LOUREIRO
Secretário
da Fazenda
ANEXO I
|
TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL |
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TIPO DE DOCUMENTO |
PERÍODO DE PERMANÊNCIA |
|
Documento trabalhista,
inclusive processo |
Indeterminado |
|
Publicação, coletânea, lei
e decreto |
2 (dois) anos |
|
Processo solucionado |
5 (cinco) anos |
|
Processo administrativo
tributários |
6 (seis) anos |
|
Relatório mensal de
atividade fiscal |
6 (seis) anos |
|
Documento de arrecadação
(DARE) |
6 (seis) anos |
|
Documento Fiscal (DF1,
NFA) |
6 (seis) anos |
|
Documento de pagamento |
12 (doze) anos |
|
Processo de pagamento de
pessoal |
12 (doze) anos |
|
Documento Fiscal cancelado |
6 (seis) anos |
|
Outros Documentos |
2 (dois) anos |
ANEXO II
Boletim
de Remessa de Documentos e PAPÉIS PARA ArquivAMENTO
|
Da: |
Para:
Divisão de Documentação e Arquivo |
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Descrição |
Ano de Emissão |
Prazo de Arquivamento |
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Remetido
por:___________________________________ Recebido
por:_______________________________
Matrícula:______________________________________ Matrícula:__________________________________
Data:
____/_____/________
Data: ____/_____/________