INSTRUÇÃO DE SERVIÇOS Nº 4/2021-ECONOMIA

(PUBLICADa NO DOE de 02.12.21)

Este texto não substitui o publicado no DOE.

Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para autuação e reautuação de processos no SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI, no âmbito da Secretaria da Economia do Estado de Goiás.

A SECRETARIA DE ESTADO DA ECONOMIA, no uso de suas atribuições legais e das competências previstas no DECRETO 9.054, de 21 de setembro de 2.017 e Instrução Normativa 008/2017, com suas alterações na IN 010/2017, SEAD (Segplan), considerando a necessidade de regulamentar e padronizar os procedimentos no âmbito da Secretaria de Estado da Economia, resolve baixar a seguinte:

INSTRUÇÃO DE SERVIÇOS

Art. 1º - Esta Instrução de Serviços tem por finalidade disciplinar as regras relativas à gestão processual, nas dependências desta Pasta, contemplando a solicitação, autuação, reautuação, distribuição e encerramento de processos administrativos no SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES-SEI.

DO USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI

Art. 2º - Todas as solicitações que dizem respeito à autuação de processos por parte das Unidades Administrativas da Secretaria de Estado da Economia devem ser autuados em forma de processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, e devem constar requerimento com todos os documentos pré-estabelecidos para cada tipo de solicitação.

DO ATENDIMENTO

Art. 3º - O atendimento a contribuintes, servidores e procuradores é prestado de forma presencial, eletrônica (e-mail) ou por correspondência.

DAS SOLICITAÇÕES

Art. 4º -  O processo pode ser iniciado pela autoridade competente ou a pedido do interessado, devendo ser incluído no processo o(s) documento(s) e informações necessárias à decisão da autoridade administrativa. A solicitação deve ser realizada em formulário de requerimento específico, formatado para cada tipo de solicitação.

§1º - O formulário de Requerimento intitulado "diversos" pode ser utilizado apenas quando não houver formulário específico para solicitação desejada. Neste caso, o requerente deve descrever de forma clara, precisa e legível o que pretende no processo em questão.

§2º - Os formulários e requerimentos podem ser obtidos no site da Secretaria de Estado da Economia e devem ser utilizados sempre em sua versão atualizada.

§3º - O formulário de requerimento não pode conter rasuras, tampouco o uso de corretivos.

§4º - Para autuação de processo eletrônico, instrui-se pela apresentação dos documentos originais: carteira de identidade, CPF, comprovantes de endereço e outros, se necessários, visto que estes serão digitalizados e devolvidos ao requerente.

§5º - Caso os documentos sejam apresentados em cópias, estas devem estar acompanhadas do original para conferência, ou deve ser apresentada cópia autenticada.

Art.5º - A solicitação poderá ser realizada por procurador constituído. Para tanto, é necessária a apresentação da Procuração, com finalidade específica e com as respectivas firmas reconhecidas em cartório. Neste caso, além dos documentos do requerente, o procurador deve apresentar documentos de identificação com foto (exemplo: RG, CNH, carteira de identificação profissional ou outro documento equivalente, desde que dentro de prazo de validade), CPF e comprovante de endereço com emissão não superior a 90 (noventa) dias e endereço eletrônico (e-mail). Tratando-se de Advogados utiliza-se a carteira da OAB, sem a necessidade de reconhecimento de firma junto a cartórios.

§1º - Para autuar um processo em qualquer unidade desta Pasta, o requerente será orientado a juntar toda a documentação necessária antes da autuação.

§2º - Caso o requerente insista em autuar o processo mesmo sem a devida instrução e cumprimento do presente normativo, ele será notificado, por e-mail (endereço eletrônico informado no requerimento), sobre o sobrestamento da solicitação pelo prazo de 10 (dez) dias a contar da notificação, sob pena de conclusão sem apreciação.

§3º - Se instaurado em outro Órgão, o processo será devolvido para saneamento.

§4º - Solicitações e requerimentos autuados em duplicidade, mesmo que tenham sido protocolados pelo próprio interessado, ou um pelo próprio interessado e o outro por procurador, um deles será concluído, prevalecendo a primeira autuação.

Art. 6º - O número do processo deverá ser informado ao solicitante para que ele possa acompanhar o andamento dos autos.

§1º - Conforme Instrução Normativa n. 008/2017 -Segplan (SEAD), a partir de outubro 2017, será autuado apenas processos via Sistema Eletrônico de Informação - SEI.

Art. 7º - Os processos autuados e recebidos pela Procuradoria Setorial - PROSET-ECONOMIA deverão ser distribuídos, para análise, aos departamentos competentes e, após os trâmites normais que o caso requer, será dada resposta conclusiva aos solicitantes.

PEDIDO DE VISTA E CÓPIA

Art. 8º - O interessado, o autor ou seus representantes legais poderão solicitar vista ou cópia do processo e/ou documento devendo o pedido ser instruído com documento que comprove a qualidade de interessado e preenchimento de Formulário de Solicitação de Vista e Cópia de Processos e Documentos, conforme anexo III da Instrução Normativa 008/2017. http://sei.goias.gov.br/legislacao/anexoIII_legislacao.pdf

Art. 9º - Ficam instituídas a IN 008/2017 e IN 010/2017, da SEAD (Segplan), juntamente com os modelos instituídos nestas, para demais esclarecimentos, as quais poderão ser consultadas no endereço eletrônico; http://sei.goias.gov.br/legislacao/instrucao_normativa_sei_consolidacao_ate_a_in_10.2018.pdf.

DA CONVERSÃO DE PROCESSO FÍSICO EM ELETRÔNICO

Art. 10º - Os processos produzidos anteriormente à implantação integral do SEI poderão ser convertidos em processos eletrônicos, desde que siga os passos a seguir:

§1º - O departamento por onde o processo esteja tramitando deve fazer a solicitação junto ao PROSET/ECONOMIA, via e-mail (protocolo.economia@goias.gov.br), com os dados do processo e cópia da capa do processo físico (legível), para que seja feita a busca no antigo sistema (SEPNET) com o objetivo de verificar a veracidade dos dados, para que então seja feita a sua REUATUAÇÃO.

§2º - Após reautuado, o Protocolo Setorial encaminhará o processo via SEI ao departamento solicitante, para que seja feita a conversão integral (digitalização) do processo físico para eletrônico.

§3º -  A conversão integral (digitalização) do processo deverá ser iniciada com o arquivo correspondente a sua capa, seguido da digitalização das faces das demais folhas que compõem o processo e que possuam conteúdo.

§4º - No processo que possuir mídia física juntada, deve ser aposta folha remissiva referenciando-a, sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo e capturado para o SEI.

§5º - Nos casos de processos apensados fisicamente, cada um será convertido individualmente e relacionados no SEI.

§6º - O Termo de Encerramento de Trâmite Físico deverá ser aberto e assinado eletronicamente no sistema SEI, sendo o primeiro documento a ser incluído, após o processo digitalizado. Após assinado eletronicamente, o Termo deverá ser impresso, numerado e anexado ao processo em papel, como último documento.

§7º - Além da inclusão do Termo de Encerramento de Trâmite Físico, o usuário que converter um processo físico para eletrônico deverá registrar nos campos "Observação da Unidade" e "Atualização de Andamento" a descrição "PROCESSO CONVERTIDO EM SUA TOTALIDADE 100% DIGITALIZADO DE FÍSICO PARA ELETRÔNICO".

DO ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS FÍSICOS

Art. 11º - Aos processos convertidos para o suporte eletrônico, bem como aos processos que já tiveram seus trâmites normais e conclusos, deve ser juntado o Termo de Encerramento. Após, deve-se encaminhar ao Protocolo Setorial -PROSET, para o devido arquivamento.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 12º - Esta Instrução de Serviço aplica-se a todas as Unidades Administrativas desta Pasta, sendo que o seu cumprimento possui caráter obrigatório.

Art. 13º - Esta Instrução de Serviço entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

CRISTIANE ALKMIN JUNQUEIRA SCHMIDT

Secretária de Estado da Economia