PORTARIA Nº 883/89, DE 24 DE MAIO DE 1989
(PUBLICADA NO DOE DE 31.05.89)
ALTERAÇÃO: Instrução de Serviço nº 002/98-GSF, de 20.10.98 (DOE de 28.10.98).
NOTA: Texto atualizado, consolidado e anotado.
Estabelece normas para remessa de documentos para o arquivo setorial, institui documento que menciona, e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DA FAZENDA no uso de suas atribuições e tendo em vista a necessidade de serem racionalizadas as remessas de documentos para fins de arquivamento, bem como a correta utilização do arquivo setorial encarregado da guarda e manutenção de papéis, documentos e materiais,
RESOLVE:
Art. 1º As remessas de papéis, documentos e materiais, para fins de arquivamento por parte do arquivo setorial, mantido pela Divisão de Arquivo Setorial do Departamento de Serviços Administrativos do Núcleo Setorial de Administração da Secretaria da Fazenda, serão feitas de conformidade com o disposto nesta portaria.
Art. 2º Fica instituído o documento denominado "Boletim de Remessa de Documentos ao Arquivo Setorial", no modelo anexo a esta portaria, para ser utilizado pelos órgãos pertencentes à estrutura administrativa da Secretaria da Fazenda, nas remessas efetuadas para aquele órgão, de papéis, documentos e materiais, para fins de arquivamento, guarda e conservação.
Parágrafo único. O documento instituído por este artigo deverá ser preenchido por sistema datilográfico, em 3 (três) vias, que terão a seguinte destinação:
1. a 1ª (primeira) via, destina-se à Divisão de Arquivo Setorial do Departamento de Serviços Administrativos do Núcleo Setorial de Administração;
2. a 2ª (Segunda) via deverá acompanhar a 1º (primeira) via e, após colhida a assinatura do responsável pelo recebimento dos papéis, documentos ou materiais, deverá ser remetida ao Núcleo Setorial de Administração.
3. a 3ª (terceira) via pertencerá ao órgão emitente.
Art. 3º Quando do recebimento dos papéis, documentos ou materiais, o Chefe da Divisão de Arquivo Setorial, após proceder a conferência das quantidades recebidas, deverá apor nas 1ª (primeira) e 2ª (Segunda) vias do Boletim de Remessa, na coluna apropriada, a identificação do local e do número do lote correspondente ao pacote ou volume arquivado.
Art. 4º As remessas efetuadas para o Arquivo Setorial deverão descrever, corretamente, os documentos, papéis ou materiais, com indicação, inclusive, do mês e ano de referência e informação, na coluna apropriada do formulário, do prazo de duração do arquivamento e guarda.
Parágrafo único. Na ausência da discriminação exigida por este artigo, a Divisão de Arquivo Setorial poderá recusar o recebimento da remessa.
Art. 5º As remessas de documentos, papéis ou materiais à Divisão de Arquivo Setorial deverão obedecer aos seguintes períodos máximos de permanência:
TIPO PERÍODO DE PERMANÊNCIA
a) Documentos Trabalhistas...................................................................................... Indeterminado
b) Processos de expediente, solucionados................................................... 5 exercícios anteriores
c) Balancetes de AGENFA e documentos correspondentes....................... 5 exercícios anteriores
d) Documentos de Arrecadação e de Informações Rurais (FAZIR/FAZAR) digitados..........................5 exercícios anteriores
NOTA: Redação com vigência de 31.05.89 a 21.10.98.
CONFERIDA NOVA REDAÇÃO À ALÍNEA “A” DO ART. 5º PELO ART. 1º DA IS Nº 002/98-GSF, DE 20.10.98 - VIGÊNCIA: 22.10.98. K12
d) documentos de arrecadação digitados................................................... 10 exercícios anteriores
e) Relatórios Mensais de Atividades Fiscais...................................................... 1 exercício anterior
f) Processos Administrativos Tributários, Quitados.........................................................................5 anos, a partir da data de quitação
NOTA: Redação com vigência de 31.05.89 a 21.10.98.
CONFERIDA NOVA REDAÇÃO À ALÍNEA “F” DO ART. 5º PELO ART. 1º DA IS Nº 002/98-GSF, DE 20.10.98 - VIGÊNCIA: 22.10.98.
f) processos administrativos tributários solucionados.......... 5 anos, a partir da data da entrada do processo no arquivo setorial
g) Publicações encadernadas, coletâneas de leis, decretos e outras....................... indeterminado
§ 1º Em casos especiais, poderá ser autorizada a permanência, em arquivo, por período superior ao previsto, a critério do Coordenador do Núcleo Setorial de Administração desta Pasta.
§ 2º Expirado o período de permanência dos documentos, papéis ou materiais, em arquivo, estes poderão ser doados à Fundação de Promoção Social, mediante lavratura de correspondente "Termo de Doação", que deverá conter as assinaturas do responsável pela Divisão de Arquivo Setorial e do Coordenador do Núcleo Setorial de Administração desta Pasta.
Art. 6º O Coordenador do Núcleo Setorial de Administração providenciará a confecção do "Boletim de Remessa de Documentos" ao Arquivo Setorial, bem com a sua distribuição aos órgãos da estrutura administrativa da Secretaria da Fazenda.
Art. 7º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
GABINETE DO SECRETÁRIO DA FAZENDA, em Goiânia, 24 de maio de 1989.
Nylson Teixeira
SECRETÁRIO DA FAZENDA